Kto może kontrolować Standardy Ochrony Małoletnich? Czego oczekiwać oraz jakie sankcje grożą za brak wdrożenia lub niewłaściwe stosowanie standardów ochrony małoletnich.
Wdrożenie standardów ochrony małoletnich to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów określanych potocznie jako „Lex Kamilek”, ale również obszar podlegający kontroli ze strony właściwych organów. Każdy podmiot prowadzący działalność z udziałem dzieci i młodzieży powinien być przygotowany na weryfikację, czy przyjęte standardy zostały prawidłowo opracowane, wdrożone oraz są rzeczywiście stosowane w codziennej praktyce.
Kontrole mogą przeprowadzać organy sprawujące nadzór nad działalnością danego podmiotu, w szczególności w sektorze oświaty, ochrony zdrowia czy opieki nad dziećmi. Weryfikacji podlega m.in. dostosowanie standardów do charakteru działalności, przeszkolenie personelu, realizacja obowiązków związanych z weryfikacją osób mających kontakt z małoletnimi oraz stosowanie procedur w praktyce. Brak wdrożenia standardów lub ich niewłaściwe stosowanie może skutkować zaleceniami pokontrolnymi, odpowiedzialnością wynikającą z przepisów prawa, a w poważniejszych przypadkach także odpowiedzialnością cywilną, dyscyplinarną lub karną.
Kancelaria Radcy Prawnego Lidii Makarskiej zapewnia kompleksowe wsparcie prawne w zakresie przygotowania podmiotów prywatnych i publicznych do kontroli standardów ochrony małoletnich, przeprowadzania audytów zgodności z obowiązującymi przepisami, aktualizacji obowiązujących procedur oraz wsparcia podczas postępowań kontrolnych. Obsługę prawną świadczymy dla klientów w całej Polsce. Zapraszamy do naszych biur w Bydgoszczy (Fordon), Osielsku oraz Toruniu, oraz do śledzenia naszych witryn internetowych oraz mediów społecznościowych.
Kontrola to nie tylko sprawdzenie dokumentu.
Wielu przedsiębiorców, dyrektorów placówek oraz osób zarządzających organizacjami nadal wychodzi z założenia, że obowiązek wynikający z tzw. „Lex Kamilek” kończy się na przygotowaniu i przyjęciu dokumentu Standardów Ochrony Małoletnich. Niestety, jest to jeden z najczęściej popełnianych błędów.
W praktyce kontrola nie ogranicza się do sprawdzenia, czy standardy zostały opracowane i podpisane. Organ kontrolujący ocenia przede wszystkim, czy przyjęte procedury rzeczywiście funkcjonują w organizacji i są stosowane przez osoby mające kontakt z dziećmi. Sam dokument stanowi jedynie punkt wyjścia – znacznie większe znaczenie ma to, czy jego postanowienia są realizowane w codziennej działalności. Podczas kontroli sprawdzane jest m.in., czy pracownicy i współpracownicy zostali zapoznani ze standardami, czy wiedzą, jak rozpoznać sygnały mogące świadczyć o krzywdzeniu dziecka oraz jak prawidłowo reagować na zgłoszenia. Weryfikacji podlega również sposób dopuszczania personelu do pracy z małoletnimi, w tym realizacja obowiązków związanych z kontrolą niekaralności i weryfikacją w odpowiednich rejestrach. Istotnym elementem jest także prowadzenie wymaganej dokumentacji oraz udokumentowanie podejmowanych działań, ponieważ to właśnie dokumentacja najczęściej stanowi dowód prawidłowego wykonywania obowiązków ustawowych.
Warto więc pamiętać, że dobrze przygotowane standardy to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest ich bieżące stosowanie, szkolenie personelu oraz systematyczne monitorowanie, czy przyjęte procedury rzeczywiście zapewniają dzieciom bezpieczeństwo.
Kto może przeprowadzić kontrolę?
Wielu przedsiębiorców i kierowników placówek zastanawia się, który organ jest odpowiedzialny za kontrolę standardów ochrony małoletnich. W praktyce nie istnieje jedna instytucja sprawująca nadzór nad wszystkimi podmiotami zobowiązanymi do ich wdrożenia. Zakres uprawnień kontrolnych zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności oraz przepisów regulujących funkcjonowanie danej jednostki.
W przypadku szkół i placówek oświatowych kontrolę mogą przeprowadzać kuratorzy oświaty oraz organy prowadzące. Podmioty lecznicze muszą liczyć się z możliwością kontroli ze strony Narodowego Funduszu Zdrowia lub podmiotów tworzących, natomiast placówki opiekuńczo-wychowawcze pozostają pod nadzorem właściwych organów odpowiedzialnych za ich funkcjonowanie. Uprawnienia kontrolne posiadają również wojewodowie, jednostki samorządu terytorialnego sprawujące nadzór nad prowadzonymi jednostkami, a w zakresie obowiązków pracodawcy – Państwowa Inspekcja Pracy. Jeżeli kontrola obejmuje sposób przetwarzania danych osobowych dzieci lub osób zgłaszających, kompetencje w tym zakresie posiada także Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Należy również pamiętać, że obowiązek stosowania standardów ochrony małoletnich może zostać zweryfikowany nie tylko podczas planowej kontroli. Jeżeli dojdzie do zdarzenia z udziałem dziecka lub pojawi się podejrzenie naruszenia jego praw, sposób wdrożenia i stosowania standardów może być oceniany również w toku postępowania prowadzonego przez policję, prokuraturę lub sąd. W takich sytuacjach brak odpowiednich procedur lub ich niewłaściwe stosowanie może mieć istotne znaczenie dla oceny odpowiedzialności podmiotu oraz osób nim kierujących.
Czego można spodziewać się podczas kontroli standardów ochrony małoletnich?
Zakres kontroli standardów ochrony małoletnich jest znacznie szerszy, niż mogłoby się wydawać. Jej celem nie jest wyłącznie sprawdzenie, czy organizacja posiada wymagane dokumenty, ale przede wszystkim ocena, czy przyjęte procedury są rzeczywiście wdrożone i stosowane w codziennej działalności.
Kontrola najczęściej rozpoczyna się od weryfikacji samych Standardów Ochrony Małoletnich. Organ sprawdza, czy podmiot posiada ich pełną wersję, czy przygotowano również wersję dostosowaną do wieku i możliwości dzieci oraz czy dokument został udostępniony w sposób wymagany przez przepisy – na stronie internetowej lub w siedzibie placówki. Istotne znaczenie ma także to, czy rodzice i małoletni mają łatwy dostęp do tych informacji.
Kolejnym elementem jest ocena organizacji systemu ochrony małoletnich. Kontrolujący weryfikują, czy wyznaczono osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie interwencji, szkolenie personelu, koordynowanie pomocy dziecku oraz monitorowanie funkcjonowania standardów. W praktyce brak jednoznacznego przypisania tych obowiązków należy do najczęściej stwierdzanych nieprawidłowości.
Dużą uwagę poświęca się również przygotowaniu personelu. Organ kontrolujący może poprosić o przedstawienie harmonogramów i materiałów szkoleniowych, list obecności, potwierdzeń zapoznania pracowników ze standardami oraz dokumentacji dotyczącej szkoleń osób nowo zatrudnionych. Coraz częściej oceniane jest nie tylko to, czy szkolenia zostały przeprowadzone, ale również ich zakres, jakość oraz regularność.
Jednym z najważniejszych obszarów kontroli są procedury interwencji. W tym zakresie sprawdzana jest dokumentacja potwierdzająca, że organizacja potrafi właściwie reagować na zgłoszenia dotyczące zagrożenia bezpieczeństwa dziecka. Kontrolujący analizują m.in. karty zgłoszeń, notatki służbowe, rejestry interwencji, dokumentację dotyczącą udzielonego wsparcia oraz sposób dokumentowania podejmowanych działań. Ocenie podlega również to, czy obowiązujące procedury przewidują różne sposoby postępowania w zależności od rodzaju zagrożenia i osoby, która mogła dopuścić się krzywdzenia małoletniego.
Szczególną uwagę organy kontrolne zwracają także na proces bezpiecznej rekrutacji. Weryfikowane jest, czy przed dopuszczeniem pracownika lub współpracownika do kontaktu z dziećmi wykonano wszystkie wymagane czynności, w tym sprawdzono dane w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, uzyskano informacje z Krajowego Rejestru Karnego oraz zgromadzono pozostałą dokumentację wymaganą przepisami, w szczególności dotyczącą osób przebywających wcześniej za granicą lub cudzoziemców. W praktyce nawet pojedynczy brak w dokumentacji może zostać uznany za naruszenie obowiązków ustawowych i stać się podstawą do sformułowania zastrzeżeń podczas kontroli.
Kontrola standardów ochrony małoletnich nie dotyczy tylko teorii – obejmuje także praktykę działania.
Coraz częściej organy kontrolne nie ograniczają się do analizy dokumentacji, lecz oceniają, jak system ochrony małoletnich funkcjonuje w praktyce. Tzw. kontrola funkcjonalna ma odpowiedzieć na pytanie, czy przyjęte standardy rzeczywiście zapewniają dzieciom bezpieczeństwo, czy pozostają jedynie formalnym obowiązkiem. W jej ramach sprawdzane jest m.in., czy dzieci wiedzą, do kogo mogą zwrócić się o pomoc, czy pracownicy znają i potrafią stosować obowiązujące procedury, a także czy dokumentacja jest prowadzona na bieżąco. Kontrolujący oceniają również, czy standardy zostały dostosowane do specyfiki działalności danego podmiotu, uwzględniają potrzeby dzieci z niepełnosprawnościami, regulują kwestie bezpieczeństwa w Internecie oraz są regularnie aktualizowane wraz ze zmianami przepisów lub doświadczeniami wynikającymi z ich stosowania.
Przepisy przewidują konkretne konsekwencje dla podmiotów, które nie wywiążą się z obowiązków związanych z ochroną małoletnich. Najbardziej oczywistą sankcją jest kara grzywny za niewdrożenie standardów lub naruszenie obowiązków dotyczących bezpiecznej rekrutacji osób mających kontakt z dziećmi. Nie są to jednak jedyne możliwe konsekwencje. W wyniku kontroli organ nadzorczy może wydać zalecenia pokontrolne i zobowiązać podmiot do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. W zależności od charakteru naruszeń możliwa jest także negatywna ocena działalności jednostki, odpowiedzialność dyscyplinarna osób nią zarządzających, a w przypadku wyrządzenia szkody – odpowiedzialność cywilna. Jeżeli natomiast zaniedbania pozostawały w związku z popełnieniem przestępstwa wobec dziecka, mogą one prowadzić również do odpowiedzialności karnej.
Największy problem? – Standardy ochrony małoletnich istnieją tylko na papierze.
Z doświadczeń naszej kancelarii wynika, że najczęściej stwierdzane nieprawidłowości nie dotyczą treści samych standardów, lecz ich faktycznego stosowania. W wielu organizacjach dokument został przygotowany poprawnie, jednak nie wdrożono go do codziennego funkcjonowania. Pracownicy nie wiedzą, jak postępować w przypadku zgłoszenia krzywdzenia dziecka, nie są prowadzone rejestry interwencji, nie organizuje się szkoleń, a dokumentacja potwierdzająca realizację ustawowych obowiązków jest niepełna lub w ogóle nie istnieje. W praktyce właśnie takie uchybienia są podczas kontroli oceniane znacznie surowiej niż drobne braki formalne czy redakcyjne w treści standardów.
Najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka stwierdzenia nieprawidłowości jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu jeszcze przed wizytą organu kontrolnego. Warto zweryfikować, czy standardy ochrony małoletnich są kompletne i aktualne, czy dokumentacja dotycząca bezpiecznej rekrutacji została prawidłowo zgromadzona, czy personel odbył wymagane szkolenia oraz czy prowadzony jest rejestr zgłoszeń i interwencji. Równie istotne jest sprawdzenie, czy standardy zostały prawidłowo opublikowane, odpowiadają obowiązującym przepisom oraz czy zarówno pracownicy, jak i dzieci wiedzą, jak korzystać z przyjętych procedur.
